Erstellen und bearbeiten
Bericht mit neuen Excel-Daten aktualisieren
Kurz gesagt
In Slaide lassen sich die Zahlen und Diagramme eines Berichts an eine Excel-Arbeitsmappe im Dokument binden. Ändern sich deine Daten, wähle Neue Daten laden, prüfe die Vorschau und klicke auf Bericht aktualisieren: Die Zahlen auf deinen Seiten ziehen nach, Formeln und Formate bleiben, und eine gespeicherte Version bringt dich zurück. Das ist Slaides eigener Mechanismus, keine Verknüpfung zwischen einer PowerPoint-Datei und einer Excel-Datei auf deinem Rechner.
Was ist ein lebender Bericht?
Ein lebender Bericht ist ein Dokument, dessen Zahlen und Diagramme an eine Arbeitsmappe im Dokument gebunden sind. Eine Zahl auf einer Seite ist dann kein getippter Text, sondern ein Verweis auf eine Zelle, zum Beispiel Umsatz!B7, und ein Diagramm liest seine Daten aus einem Zellbereich. Ändert sich eine Zelle, ändern sich die Seiten, die sie nutzen, mit, ohne dass die KI noch einmal läuft.
- Zahlen auf Seiten, dargestellt als Währung, Prozent, Ganzzahl oder normale Zahl. Der Text auf der Seite ist der Rückfall: Findet sich eine Zelle nicht oder liefert eine Formel einen Fehler, bleibt dieser Text stehen, und kein Fehlercode wie #REF! landet auf deiner Folie.
- Diagramme als Säulen, Balken, Linie, Fläche, Ring oder Torte. Slaide zeichnet sie bei jeder Änderung der Arbeitsmappe neu aus dem Zellbereich.
Verwende die Zahlen aus der angehängten Umsatztabelle als Live-Werte im Bericht, damit der Bericht der Arbeitsmappe folgt, wenn sich eine Zahl ändert.
Wie lade ich neue Daten in meinen Bericht?
Schritt 1: Arbeitsmappe öffnen
Wechsle mit dem Reiter Dokument über der Seite zum Reiter mit dem Dateinamen der Arbeitsmappe.
Schritt 2: Neue Datei wählen
Klicke in der Leiste des Rasters auf Neue Daten laden oder lege die Datei auf dem Raster ab. Derselbe Eintrag steht im Menü am Chip der Arbeitsmappe im Nachrichtenfeld. Der Dialog nimmt .xlsx-, .csv-, .tsv- und .txt-Dateien bis 4 MB.
Schritt 3: Lesen, was sich ändert
Die Vorschau unter Was sich ändert listet geänderte, neue und entfernte Zellen auf und sagt, welche Zahlen und Diagramme auf welchen Seiten sich bewegen. Auch Warnungen erscheinen hier. Das Ansehen ändert nichts.
Schritt 4: Blätter zuordnen, wenn gefragt
Hat ein Blatt deiner Datei kein Gegenstück, lässt dich Wohin gehört welches Blatt? das Blatt der Arbeitsmappe dafür wählen, oder du wählst Nicht verwenden.
Schritt 5: Auf Bericht aktualisieren klicken
Slaide sichert zuerst den bisherigen Stand als Version und lädt dann die Daten. Die Zahlen und Diagramme auf deinen Seiten zeigen sofort die neuen Werte.
Schritt 6: Texte prüfen
Texte anpassen legt einen Auftrag ins Nachrichtenfeld, damit der Assistent die Texte um die geänderten Zahlen noch einmal liest und Überschriften und Vergleiche wieder stimmen. Nicht, was du wolltest? Rückgängig stellt die bisherigen Daten wieder her.
Was ändert sich, und was bleibt?
Slaide vergleicht deine Datei mit der Arbeitsmappe Wert für Wert, nicht nach Schreibweise, eine unveränderte Datei ändert also nichts. Blätter ordnet es nach Name zu, danach, dass es das einzige Blatt ist, oder nach ähnlichen Spaltenköpfen.
| In deiner Datei | Was Slaide tut |
|---|---|
| Ein Wert, der gleich ist | Bleibt unangetastet. |
| Ein geänderter oder neuer Wert | Ersetzt die Zelle. Formate, Spaltenbreiten, Namen, bedingte Formate und Formeln bleiben, und Diagrammbereiche wachsen mit den Daten. |
| Reine Zahlen, wo die Arbeitsmappe Formeln hat | Werden übersprungen und gemeldet, damit keine Summe überschrieben wird. |
| Eine Formel mit festem Bereich, der an der alten letzten Zeile endet | Eine Warnung sagt, dass sie neue Zeilen nicht mitzählt. |
| Spalten rechts der letzten Spalte der Datei | Bleiben genau, wie sie sind. |
| Ein Blatt ohne Gegenstück | Wird nicht verwendet, außer du weist ihm im Dialog ein Blatt der Arbeitsmappe zu. |
| Eine Zahl, deren Zelle es nicht mehr gibt | Eine Warnung. Der Text auf der Seite bleibt stehen. |
Ist das kostenlos, und kann ich ein Update zurücknehmen?
Die Vorschau ist in jedem Tarif kostenlos. Zum Übernehmen der neuen Daten brauchst du einen bezahlten Tarif (Plus, Pro oder Max) oder ein einzeln gekauftes Dokument, siehe Tarife und Preise. Bei Free öffnet der Knopf zum Aktualisieren den Upgrade-Hinweis, und die gewählte Datei bleibt während der Bezahlung in deinem Browser, du musst sie also nicht noch einmal wählen. Der Dialog nutzt die KI nicht und kostet keine Credits.
Vor jedem Update sichert Slaide den bisherigen Stand als Version mit dem Namen Neue Daten: dein Dateiname, mit den Seiten und der Arbeitsmappe. Rückgängig im Dialog stellt ihn sofort wieder her. Später findest du ihn im Tab Versionen, siehe Versionen und Wiederherstellen. Auch für Änderungen, die du selbst ins Raster tippst, gibt es die Knöpfe Rückgängig und Wiederholen, oder drücke Strg+Z bzw. ⌘Z.
Kann der Assistent die neuen Daten für mich laden?
Ja. Hänge die neue Datei an das Nachrichtenfeld an und bitte darum. Der Assistent ordnet Blätter wie der Dialog zu, kann zeigen, was sich ändern würde, bevor er etwas ändert, und ist darauf eingestellt, die Texte um die bewegten Zahlen zu überarbeiten. Nutze diesen Weg, wenn die Datei größer ist, als der Dialog erlaubt, oder wenn du die Texte im selben Schritt angepasst haben willst.
Aktualisiere den Bericht mit der angehängten Datei. Zeig mir zuerst, was sich ändern würde, lade sie dann und korrigiere Texte, die zu den neuen Zahlen nicht mehr passen.
Kann ich die Zahlen als Excel-Datei herunterladen?
Ja. Öffne das Export-Menü und wähle Excel, die Zahlen hinter dem Bericht als .xlsx-Datei, oder klicke in der Leiste des Rasters auf Excel. Bei einer Arbeitsmappe, die du selbst hochgeladen hast, erscheint der Eintrag im Export-Menü, sobald der Bericht Zahlen daraus zeigt. Die Datei enthält deine Formeln, und Excel berechnet sie beim Öffnen neu.
Welche Grenzen gibt es?
- Nicht automatisch. Slaide liest Dateien von deinem Rechner, aus OneDrive, SharePoint oder Google Sheets nicht von selbst, und es gibt keinen Zeitplan. Eine Datei zu laden ist dein Schritt oder ein Auftrag an den Assistenten. Zellen, die du aus einer anderen Tabelle kopiert hast, kannst du auch ins Raster einfügen.
- Diagramme sind keine eingebetteten Office-Diagramme. Slaide zeichnet sie aus den Zellen. Im PowerPoint-Export liegt kein Diagramm-Datenblatt dahinter: Änderst du die Zahlen in Slaide, exportierst du noch einmal.
- Dateityp und Größe. Der Dialog nimmt .xlsx, .csv, .tsv und .txt bis 4 MB. Andere Formate wie .xls oder .xlsm werden nicht angenommen: Speichere sie zuerst als .xlsx.
- Blattgröße. Ein Blatt fasst bis zu 10.000 Zeilen und 256 Spalten. Ein größeres Blatt in deiner Datei wird nicht verwendet.
- Zeilen und Spalten. Das Raster hat keinen Knopf zum Einfügen. Bitte den Assistenten darum, dann rücken die verknüpften Zahlen mit.
Häufige Fragen
Wie aktualisiere ich eine PowerPoint aus Excel mit Slaide?
Binde die Zahlen und Diagramme deines Berichts an eine Excel-Arbeitsmappe, oder hänge deine eigene .xlsx an und bitte Slaide, ihre Zahlen als Live-Werte zu verwenden. Ändern sich deine Daten, klicke auf Neue Daten laden, prüfe die Vorschau, klicke auf Bericht aktualisieren und exportiere die PowerPoint noch einmal. Der Export zeigt die Zahlen, wie sie in diesem Moment sind, und hängt nicht mit der Arbeitsmappe zusammen.
Kann ich eine Excel-Datei mit PowerPoint verknüpfen, damit sie sich automatisch aktualisiert?
Nicht im Sinne einer Live-Verbindung zu einer Datei auf deiner Festplatte. In Slaide liegt die Arbeitsmappe im Dokument, und der Bericht folgt ihr. Neue Daten kommen, wenn du eine Datei lädst oder den Assistenten darum bittest. Slaide beobachtet keine Dateien und läuft nicht nach Zeitplan.
Wie richte ich einen Monatsbericht ein, der sich automatisch aktualisiert?
Baue den Bericht einmal mit Zahlen und Diagrammen, die an die Arbeitsmappe gebunden sind. Lade jeden Monat den neuen Export mit Neue Daten laden, prüfe Was sich ändert, klicke auf Bericht aktualisieren und nutze Texte anpassen, damit Überschriften und Vergleiche stimmen. Das Layout bleibt; nur die Daten und die Texte darum ändern sich.
Überschreibt das Update meine Formeln?
Nein. Hat deine Datei reine Zahlen, wo die Arbeitsmappe Formeln hat, überspringt Slaide sie und meldet das Blatt, damit keine Summe überschrieben wird. Zellen mit Werten werden ersetzt, Formate, Breiten, Namen und Formeln bleiben.
Kann ich eine CSV aus meinem Buchhaltungs- oder Shopsystem nutzen?
Ja. Der Dialog nimmt .csv, .tsv und .txt ebenso wie .xlsx. Slaide erkennt das Trennzeichen, liest UTF-8 und Windows-1252 und versteht deutsche Zahlenschreibweise wie 1.250,50. Die Blätter der Datei werden der Arbeitsmappe so zugeordnet wie bei Excel-Dateien.
Was, wenn Blattnamen oder Spalten in der neuen Datei anders heißen?
Slaide ordnet Blätter nach Name zu, danach, dass es das einzige Blatt ist, oder nach ähnlichen Spaltenköpfen. Hat ein Blatt trotzdem kein Gegenstück, fragt der Dialog Wohin gehört welches Blatt?, und du wählst das Blatt der Arbeitsmappe oder Nicht verwenden. Spalten rechts der letzten Spalte der Datei bleiben, wie sie sind.